Assistant de direction (H/F)
Assistant de direction (H/F)

Assistant de direction (H/F)

  • Date limite de candidature 21.08.22
  • CDD 10 mois
  • Contractuel de droit public
  • Chaumont

Missions du service

Sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’enfance, de l’insertion et de l’accompagnement social, et en lien avec l’assistance de la direction générale, vous apportez un soutien au directeur, au directeur adjoint ainsi qu’aux responsables de services centraux dans l’organisation des missions et des tâches de la direction et vous favorisez la transmission d’informations internes et externes. Vous intervenez particulièrement en articulation de l’information entre la direction et ses différents services : enfance-jeunesse, insertion-logement et circonscriptions d’action sociale.

Descriptif du poste :

Assurer l’assistance de la direction ainsi que des responsables de services centraux

  • Tenue de l’agenda du directeur et des responsables de services centraux,
  • Accueil physique et téléphonique des publics,
  • Mise en forme des courriers, notes et documents du directeur et des responsables de services centraux,
  • Suivi et classement des courriers réservés (demandes et réponses de la direction), coordination des réponses avec les secrétariats de l’ensemble des services de la direction,
  • Coordination de la dématérialisation et suivi des parapheurs de la direction et des services centraux (service enfance-jeunesse, protection maternelle infantile, insertion logement),
  • Suivi des conventions gérées par la direction, et du service central de PMI (tenue d’un tableau d’échéance)

Organisation des réunions de direction :

  • organisation matérielle et préparation de l’ordre du jour,
  • rédaction des relevés de conclusion.

Relai ressources humaines pour le directeur :

  • suivi du prévisionnel des congés des cadres de la direction,
  • suivi des effectifs et besoins de la direction.
  • Relai intendance et informatique pour le directeur, le directeur adjoint et services centraux.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES

  • Appui administratif au service enfance-jeunesse, insertion-logement et de protection maternelle et infantile (mise en forme et relecture des documents à l’attention et/ou à la signature du Président, d’un élu, de la DGA ou du directeur),
  • Réalisation / conception ponctuelle de documents de présentation, d’outils de pilotage, de reporting et de tableaux de bord.
  • Participation à l’organisation des commissions consultative paritaire départementale et mise à jour, édition et diffusion des tableaux de suivi des agréments des assistantes familiales
    Au-delà de ces missions, le directeur pourra être amené à vous confier l’instruction et/ou le suivi d’un dossier particulier.

Profil du poste :

CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

  • formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.),
  • maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Internet),
  • aptitude à communiquer et à travailler en équipe,
  • aptitude aux travaux d’urgence,
  • aisance relationnelle et écoute,
  • entière discrétion professionnelle, rigueur et efficacité.

CONNAISSANCES ET COMPETENCES A ACQUERIR

  • connaissance du fonctionnement de l’organisation départementale,
  • sens du service public, des responsabilités,
  • utilisation des applications de gestion de la relation à l’usager (SOLIS) et de gestion des délibérations (Air’s délib).