Assistant de gestion administrative
Assistant de gestion administrative

Assistant de gestion administrative

  • Contrat de 6 mois
  • Chaumont (52)
  • Fin de publicité : 25/02/2023

Missions du service – positionnement de l’agent

Sous l’autorité hiérarchique du responsable de circonscription et du responsable adjoint, et en lien avec l’assistance de la direction
générale, vous apportez un soutien aux responsables, dans l’organisation des missions et des tâches de la circonscription et vous
favorisez la transmission d’informations internes et externes. Vous intervenez particulièrement en articulation de l’information entre la
direction et ses différents services : administratif et financier, enfance-jeunesse, insertion-logement et circonscriptions d’action sociale.

Taches confiées :

Assurer l’assistance des responsables de la circonscription :

  • Tenue des agendas,
  • Accueil physique et téléphonique des publics,
  • Mise en forme des courriers, notes et documents,
  • Suivi et classement des courriers, coordination des réponses avec les secrétariats de l’ensemble des services de la direction,
  • Coordination de la dématérialisation et suivi des parapheurs,
  • Tenue d’un tableau d’échéance,
  • Organisation des réunions de la circonscription :
    • organisation matérielle et préparation de l’ordre du jour,
    • rédaction des relevés de conclusion.
  • Relai ressources humaines pour les responsables :
    • suivi du prévisionnel des congés des cadres de la direction,
    • suivi des effectifs et besoins de la circonscription.
  • Relai intendance et informatique.

Missions complémentaires :

  • Appui administratif (mise en forme et relecture des documents à l’attention et/ou à la signature du Président, d’un élu, de la
    DGA ou du directeur),
  • Réalisation / conception ponctuelle de documents de présentation, d’outils de pilotage, de reporting et de tableaux de bord.
  • Participation à l’organisation des commissions consultative paritaire départementale et mise à jour, édition et diffusion des
    tableaux de suivi des agréments des assistantes familiales

Au-delà de ces missions, le responsable et responsable adjoint pourront être amenés à vous confier l’instruction et/ou le suivi d’un
dossier particulier.

Profil du poste

  • Formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.),
    maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Internet), aptitude à communiquer et à travailler en équipe,
    aptitude aux travaux d’urgence, aisance relationnelle et écoute, entière discrétion professionnelle, rigueur et efficacité.
  • Connaissance du fonctionnement de l’organisation départementale, sens du service public, des responsabilités, utilisation des
    applications de gestion de la relation à l’usager (SOLIS) et de gestion des délibérations (Air’s délib).