Chargé(e) du secrétariat de Séances (H/F)
Chargé(e) du secrétariat de Séances (H/F)

Chargé(e) du secrétariat de Séances (H/F)

  • Date limite de candidature 21.08.22
  • Contractuel de droit public ou titulaire
  • Chaumont

Missions du service

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du chef du service affaires juridiques et vie institutionnelle, vous participez à la préparation collective et au suivi des travaux de l’assemblée départementale (séances plénières – au moins quatre par an – et réunions mensuelles de la commission permanente).

Descriptif du poste :

1. en amont des travaux de l’assemblée départementale :

  • vous assurez l’interface avec les directions chargées de l’élaboration des projets de rapports et de délibérations : vous portez assistance et conseil aux directions dans l’élaboration des rapports,
  • vous vous assurez du respect des délais imposés par le calendrier des instances délibératives arrêté chaque année,
  • vous contrôlez les rapports et délibérations transmis par les directions
  • vous réalisez les dossiers et les convocations aux réunions de la commission permanente et aux séances

2. lors des travaux de l’assemblée départementale :

  • vous assurez la préparation matérielle de la salle de l’assemblée, notamment en relation avec le service intendance,
  • vous organisez collectivement et assurez le secrétariat des réunions de commission permanente et des séances plénières de la collectivité (vérification des conditions de quorum, prise en compte des procurations éventuelles, suivi des scrutins,…).

3. après les travaux de l’assemblée départementale :

  • vous finalisez les délibérations, assurer leur transmission au contrôle de légalité, leur diffusion, leur dématérialisation et archivage en lien avec l’agent en charge de la documentation,
  • vous assurez la publication des actes règlementaires.
    Durant ces trois temps, l’objectif principal est de sécuriser de façon optimale, sur la forme comme sur le fond, les rapports et délibérations de la collectivité, en lien avec la direction générale des services et le cabinet du Président.

4. au quotidien :

  • vous participez à la réflexion relative à l’amélioration des processus démocratiques de la collectivité, notamment vous encouragez et accompagnez la dématérialisation des procédures et des actes, vis-à-vis des élus et des directions et services du conseil départemental d’une part, et du contrôle de légalité, d’autre part,
  • vous êtes en relation directe avec l’ensemble des directions et services du conseil départemental et en relation avec les conseillers départementaux sur les sujets liés au fonctionnement des assemblées.

Profil du poste :

  • excellent relationnel, bon esprit d’équipe,
  • discrétion, réactivité, disponibilité en raison d’un pic d’activité au moment des séances plénières,
  • maîtrise des outils informatiques et bureautiques de manière générale, excellente orthographe et grande aisance rédactionnelle,
  • bonne connaissance du logiciel AIRS DELIB et des outils développés par la SPL-Xdemat,
  • le/la titulaire du poste est accompagné dans l’acquisition des connaissances liées au fonctionnement des instances délibérantes et des domaines de compétence des conseils départementaux, et a la possibilité d’acquérir d’autres compétences en lien avec l’activité générale du service.