Les archives communales sont, au quotidien, des sources d’informations précieuses pour le fonctionnement de la commune ou de l’intercommunalité. Elles deviennent ensuite des ressources pour le citoyen, qui peut y trouver des éléments relatifs à ses ancêtres ou à sa propriété, comme pour l’historien.
Ces archives ont le statut d’archives publiques. Les modalités de leur conservation comme les opérations d’éliminations qui les concernent s’inscrivent ainsi dans un cadre législatif précis fixé à l’échelle nationale. Dans le département, c’est le directeur des Archives départementales qui assure le contrôle scientifique et technique sur ces archives. Son visa doit donc être sollicité, par exemple, pour toute élimination.
Les communes de moins de 2000 habitants sont par ailleurs tenues de déposer les registres d’état civil de plus de 120 ans et tous documents d’archives de plus de 50 ans, sauf dérogation du préfet. Les communes restent propriétaires de ces archives.
Outre du Code du patrimoine, les principaux textes relatifs à la gestion des archives communales sont :
- la circulaire DPACI/RES/2009/018 relative aux archives produites par l’ensemble des collectivités territoriales et structure intercommunales ;
- la circulaire DGP/SIAF/2014/006 relative aux archives produites par les communes et structures communales dans leurs domaines d’activité spécifiques.
Un certain nombre de documents, réalisés par les Archives départementales, peuvent être utiles à la gestion des archives communales :
- Procédure de dépôt d’archives communales
- Procédure d’élimination
- Modèle de bordereau d’élimination
- Registres de délibérations et registres des actes : Guide des bonnes pratiques
- Liste des principaux documents éliminables
Communes et archivage électronique…
Dans le cadre de la dématérialisation d’un certain nombre de procédures, les communes peuvent être amenées à produire des documents nativement numériques. A ce titre, la société publique locale (SPL) Xdemat, créée par plusieurs collectivités dont le département de la Haute-Marne, a développé des applications visant à faciliter la mise en œuvre d’une e-administration performante. Afin de garantir la bonne conservation des documents ainsi produits, dans l’objectif de garantir les droits des citoyens dans le temps comme la constitution durable de la mémoire communale, un système d’archivage électronique a été adossé à ces applications.
Les communes adhérant à la SPL Xdemat peuvent bénéficier de la plateforme d’archivage électronique mutualisée du Conseil départemental de la Haute-Marne. L’adhésion à ce service, gratuite pour les communes de moins de 3000 habitants, est soumise à la signature d’une convention tripartite.