Assistant de direction

Soutien au directeur dans l’organisation des missions et des tâches de la direction :

• Assister le directeur dans la transmission d’informations internes et externes ;
• Gérer et coordonner l’agenda du directeur, planifier, organiser et suivre les rendez-vous ;
• Assurer l’organisation pratique des réunions (réserver les salles de réunion ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels, préparer les fonds de dossier) ;
• Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme des supports écrits (courriers, notes, comptes rendus…)
• Suivre et classer les courriers réservés (demandes et réponses de la direction) ;
• Coordonner la dématérialisation et suivre les parapheurs de la direction ;
• Suivre les conventions gérées par la direction ;
• Gérer les fournitures administratives (recensement des besoins, commande et gestion des stocks).

Gestion du courrier non dématérialisé :

• Participer à l’ouverture et au tri des courriers du Département avec le Service courrier ;
• Distribuer les courriers

Les fonctions pourront évoluer avec la mise en œuvre de la dématérialisation des courriers.

Intendance de la direction générale adjointe pôle Solidarités :

• gérer le stock de fournitures de la DGAPS sur les 3 sites (gestion des commandes de papier et enveloppes) ;
• en l’absence de l’agent responsable de l’entretien et suivi du parc automobile, et en lien le centre technique départemental, assurer le suivi technique des véhicules du site de Chaumont et de la direction ;
• en lien avec le service intendance, être le(la) référent(e) de l’entretien des locaux de la direction (bâtiment Issartel).

Gestion du matériel de la PMI :

• demander les devis à partir du recensement des besoins établies par la coordinatrice de la PMI ;
• procéder à la mise en concurrence et établissement des devis ;
• gestion des commandes et édition des bons de commande ;
• réception des livraisons et préparation de la distribution dans les CAS ;
• en lien avec le service intendance, demande de N°’ inventaire et étiquetage des matériels ;
• contrôle des factures et mise en paiement ; rattachements des engagements comptables à l’exercice.