- Titulaire ou contrat de 3 ans
- Chaumont (52)
- Fin de publicité : 21/11/2024
Missions du service – positionnement de l’agent
Collaborateur/trice directe du Directeur général des services, assurant l’interface entre l’ensemble des pôles, directions et services, la Direction générale et le Cabinet du Président du Conseil départemental, l’assistant(e) de direction apporte une aide permanente dans l’organisation quotidienne de leur travail, en termes d’accueil, de gestion du courrier et des agendas, de constitution, de suivi et de classement de dossiers.
Taches confiées :
L’assistant(e) de direction assure les missions suivantes :
- accueil physique et téléphonique des élus, des agents, des partenaires institutionnels et des usagers
- orientation et conseil dans leurs démarches des interlocuteurs internes et externes qui formulent une demande
- réception, gestion et ventilation du courrier papier et électronique
- réception, examen, enregistrement et suivi des parapheurs présentés à la signature du Président du Conseil départemental et du Directeur général des services
- gestion de l’agenda du Directeur général, organisation et planification des réunions
- réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- dématérialisation des dossiers et gestion de répertoires partagés
- élaboration et suivi de dossiers supports des réunions et notamment des réunions de travail avec la Préfète
- suivi des projets et des activités de la direction générale, (présentations, rapports, comptes rendus, suites réservées aux courriers reçus…)
- suivi du projet d’administration et notamment la revue des politiques publiques
- coordination de la circulation d’informations auprès des pôles et des directions (notamment tenue de fichiers-ressources)
- suivi de la permanence de direction ; suivi des congés des directeurs et chefs de services…
- participation aux réunions de direction générale
- organisation des réunions des assistantes de direction DGS DGA
Profil du poste
- expérience souhaitée dans un poste similaire ; Bac+2 minimum souhaité
- connaissances du fonctionnement des services d’une collectivité / d’une administration, des circuits et procédures administratives
- maîtrise des techniques de secrétariat et de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, AdobeReader…)
- maîtrise de l’expression orale et des techniques d’accueil
- capacités rédactionnelles et prise d’initiative
- grandes qualités relationnelles et sens du service public
- méthode, autonomie, rigueur et organisation, discrétion et confidentialité, grande disponibilité
- capacité à faire face à une charge de travail soutenue ; réactivité en cas d’urgence ponctuelle