- Titulaire ou contrat de 3 ans
- Chaumont (52)
- Fin de publicité : 22/02/2025
Missions du service – positionnement de l’agent
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Collaborateur(trice) direct(e) du Directeur général des services (DGS) et de la Direction générale, assurant l’interface entre l’ensemble
des services et directions de la collectivité, la Direction générale et le Cabinet du Président du Conseil départemental. Il assure la
coordination, la production et la validation de l’ensemble des documents que la Direction générale met à disposition de la Présidence
et des élus départementaux.
Membre de la direction générale, il participe aux réunions de direction générale et en assure la tenue des tableaux de suivi.
Taches confiées :
- coordination des services dans la production des notes Président/élus
- gestion du service courrier : superviser la réception, la gestion et la ventilation du courrier papier et électronique pour garantir un traitement rapide et efficace.
- assurer la responsabilité fonctionnelle de l’application informatique permettant la gestion du courrier (entrant/sortant)
- production de notes administratives à la demande du DGS
- suivi des projets et des activités de la direction générale, (présentations, rapports,
- comptes rendus, suites réservées aux courriers reçus…)
- gestion et management des outils de communication interne (portail agent, lettre interne etc…)
- organisation et rédaction des documents de suivi des réunions de DG
- supervision de l’archivage numérique de l‘ensemble de la direction générale
- actualisation du dossier de permanence / astreinte de direction et des éléments nécessaires à l’armement de la salle de crise départementale
- suivi de la permanence de direction ; suivi des congés des directeurs et chefs de services…
- organisation des réunions des assistantes de direction DGS DGA
Profil du poste
- BAC+3 et une expérience d’au moins 2 ans au sein d’une administration,
les connaissances et compétences suivantes :
- expérience souhaitée dans un poste similaire
- connaissances du fonctionnement des services d’une collectivité / d’une administration, des circuits et procédures administratives
- maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, AdobeReader, Teams…) et sensibilisation aux outils proposés par l’intelligence artificielle
- capacités rédactionnelles, prise d’initiative, méthode, autonomie, rigueur et organisation
- grande disponibilité, capacité à faire face à une charge de travail soutenue, réactivité en cas d’urgence ponctuelle